Peran Sekretaris Dalam Kemajuan Perusahaan

Peran Sekretaris dalam perusahaan

 

Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

• Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
• Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
• Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

• Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

• Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

• Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

• Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

• Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

• Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

• Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

• Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

• Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

• Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

• Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

• Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

• Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

1.      Kompetensi Seorang Sekretaris Profesional di Masa Kini

Competence (kompetensi)Tren dimasa ini adalah perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu (S1)dengan berbagai alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan administrasi dapat diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sekretaris sekalipun.

Alasan lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung menjadi partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making process, bukan hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Makakecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin menjaditren masa kini.

Alasan selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasi jenjang pendidikan untuk level tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman.  Dengan alsan-alasan tersebut maka jelas bahwa jumlah sekretaris S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan semakin menjadi tren.

Untuk menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus memiliki kualitas dan kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang sekretaris profesional. Untuk itu sekretaris harus memiliki kompetensi berikut ;

a.       Memiliki ketrampilan berkomunikasi

seorang sekretaris akan selalu berkomunikasi dengan berbagai macam orang, untuk itu akan bagus apabila sekretaris menguasai beberapa bahasa asing. sekretaris dituntut pula untuk pandai memilih kata dan menyusun kalimat secara baik.

b.      Mampu mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
sekretaris harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat untuk disajikan kepada pimpinannya

c.       Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

d.      Mampu bekerja sama dalam kelompok

sekretaris harus mampu menjalin hubungan baik dengan orang-orang dalam perusahaan maupun luar perusahaan.

e.       Memiliki human relations skills

f.       Mempunyai komitmen pada tugas

            Kemampuan dalam menangani tugas

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

a.       Tugas Administrasi

Tugas ini meliputi :

-          Korespondensi

-          Filling

-          Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

-          Mengurus surat masuk dan surat keluar

-          Travel Arrangements

-          Organize meeting

-          Making appointments\

-          Handling all confidential matters

b.      Tugas Receptionist

-          Menerima dan menjawab telepon

-          Mencatat pesan-pesan lewat telepon

-          Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

-          Mencatat janji-janji untuk pimpinan

c.       Tugas Keuangan

-          Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

-          Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

-          Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

-          Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

d.      Lain-lain

-          Personal matters

-          Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

-          Menterjemahkan

-          General Affair duties. Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

            Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

a.       Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut: : Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

b.      Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

c.       Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

            Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :

a.       Team Work : mampu bekerja sama dalam team. Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

b.      Positif Thinking. Komponen yang positif pada first impression :

-          Sebut nama lawan bicara Anda

-          Sambut tamu di pintu ruang Anda

-          Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

-          Salam dan mengulurkan tangan

-          Jangan bicara terlalu pesan / keras

-          Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

c.       Good reminder :

Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

d.      Discrete :
Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

e.       Tactful :
Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

f.       Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

g.      Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

            Untuk menjadi sekretaris yang profesional dimasa yang sekarang ini harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

            Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

-          Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

-          Pengetahuan akan produk dari perusahaan

-          Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

-          Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

            Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

-          Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik

-          Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

-          Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

            Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

-          Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

-          Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)

-          Memahami emosi orang lain

            Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

-          Pengambilan keputusan

-          Kepemimpinan

-          Kepuasan pelanggan

-          Kerjasama dan saling percaya

2.      Peran sekretaris professional dimasa kini

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Siapa bilang jadi sekretaris hanya bermodal cantik? Selain pintar dan cekatan, sekretaris di masa sekarang harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi sekaligus memahami cara pandang atasannya. Sungguh, ini bukan pekerjaan yang bisa disepelekan.

            Menanggapi pekerjaan sekretarisnya dimasa sekarang ini. Saya berpendapat bahwa tugas sekretaris di masa sekarang berbeda dengan di masa lalu. Tugas pokok sekretaris di era sekarang mencakup tiga hal.

            Pertama, kaitannya sebagai data manajemen. Maksudnya, tugas sekretaris adalah menerima, menyimpan, dan mengembalikan surat-surat yang masuk untuk atasannya. Di era digital saat ini, surat yang masuk bisa melalui email, SMS, atau BBM (Blackberry messenger).

            Seharusnya  seorang pimpinan tidak menutup diri dengan kemajuan teknologi. Misalnya saja, jika ada approval travel karyawan yang harus ditandatangani seorang pemimpin, sementara pemimpin tersebut sedang  ada meeting di luar, sekretaris  cukup memberitahu lewat SMS atau BBM-an kepada pemimpin untuk minta persetujuan. Nanti pemimpin tinggal balas ‘oke’, dan sekretaris  yang memberi approval sementara. Setelah pemimpin di kantor, pemimpin akan tanda tangani secara resmi melalui print approve.

            Kedua, tugas pokok sekretaris berkaitan dengan penyusunan agenda sang atasan. Mulai dari agenda keseharian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Misalnya saja saya ambil contoh Josef seorang manager yangf memiliki sekretaris pribadi. Josef mengatakan, meski ia sudah memiliki berbagai agenda sendiri sebagai direktur HR, namun perlu juga disesuaikan dengan agenda jajaran manajemen dan chairman. “Di sini, sekretaris harus memastikan agenda mana yang bisa saya hadiri bersama manajemen atau chairman. Sehingga, agenda pertemuan saya dengan divisi HR baik regional maupun global tidak terganggu,” ujarnya menjelaskan. Hingga kini, ia memiliki jadwal rapat rutin dengan direksi setiap dua bulan sekali yang tidak boleh diganggu gugat. Di samping itu, kata Josef, sekretaris juga menyiapkan segala kebutuhan meeting atasannya. “Sekretaris saya tidak hanya mengatur jadwal meeting, tetapi dia juga mengetahui saya sedang meeting di mana, agendanya apa, dan memastikan segala macam keperluan saya. Contohnya, jika saya meeting di luar kota, dia yang mengurusi pemesanan tiket, mencatat nomor passport, dan mencatat siapa orang yang akan menjemput saya di sana,” tuturnya. Ia mengakui, halhal kecil yang disiapkan sekretaris sangat membantu dan memudahkan pekerjannya di luar kota.

Dan ketiga, peran utama sekretaris berkaitan dengan traffic informasi dan komunikasi. “Perannya sebagai perantara atau jembatan komunikasi antara saya dengan tim HR, direksi, seluruh karyawan, dan pihak luar. Jika orang mau ketemu saya, pasti terlebih dahulu melalui ‘pintu’ sekretaris. Artinya, kesan pertama tentang saya ada di ‘wajah’ sekretaris saya,” Josef menjelaskan. Ditambahkannya, peran sekretaris juga sebagai advisor atau konsultan bagi atasannya. “Contohnya, saya pernah mengajukan satu klaim, tetapi sekretaris saya bilang hal itu tidak bisa diklaim ke perusahaan. Artinya, dia telah mengingatkan saya dan kemudian dia memberikan saran untuk solusinya,” ujar Josef. Dari berbagai peran penting sekretaris, Josef tidak menampik akan ketergantungannya dengan seorang sekretaris. Ia mengistilahkan, jika sekretarisnya sedang mengambil cuti, ada sesuatu yang “hilang” dalam kesehariannya. “Meski ada sekretaris pengganti, tetapi karena dia tidak biasa menangani pekerjaan keseharian saya, jadi pelayanannya agak terhambat,” ucapnya terus terang. Untuk itu, perusahaan memberikan fasilitas mobile extension bagi sekretaris yang sedang cuti, sehingga dia bisa dihubungi kapan dan di mana saja oleh siapa pun. Sekretaris pengganti biasanya diambil dari staf di divisi tersebut. “Dengan adanya sistem online, saya tidak akan menyuruh sekretaris pengganti untuk selalu berada di ruangan saya karena staf HR berbeda lantai,” ungkapnya.

Sekretaris di Era Media Sosial

            Seiring perkembangan zaman, Josef mengakui, sekretaris perlu melek teknologi untuk memudahkan pekerjaannya. Yang tidak boleh dilupakan, sekretaris harus memiliki pengetahuan dasar terhadap fungsi di divisinya. “Sekretaris saya harus memiliki pengetahuan HR. Bahkan, saya suruh ikut program sertifikasi training HR,” katanya meyakinkan. Selain itu, ia pun mewajibkan sekretarisnya menguasai bahasa Inggris untuk memudahkan ber-komunikasi dengan sekretaris direktur HR di Unilever regional maupun global. Yang tak kalah penting, lanjut Josef, sekretaris perlu memiliki interpersonal skill. Apalagi, sekretaris direktur. Jika hal ini tidak diperhatikan, bisa saja membuat sekretaris tersebut menjadi tinggi hati karena merasa lebih tinggi jabatannya dibanding karyawan lain. “Untuk itu, saya sering sharing dengan sekretaris saya mengenai cara beradaptasi terhadap perubahan dan menghadapi karyawan dengan bijak,” tuturya. Di lingkungan HR, menurut Josef, tak jarang sekretaris mendapat intimidasi dari karyawan yang mendesak untuk membocorkan kebijakan HR atau perusahaan. “Misalnya, tentang kenaikan gaji atau restrukturisasi,” katanya.

Mengingat peran sekretaris yang sangat strategis, Josef berpendapat, diperlukan cara untuk menjaga hubungan yang profesional antara atasan dengan sekretarisnya. Untuk itu, ia menyarankan, perlu komunikasi secara rutin, bersikap terbuka dalam menerima saran dan kritikan sehingga dapat memecahkan permasalahan bersama, serta saling percaya.

Bagaimana peran sekretaris di perusahaan lain? Di PT XL Axiata, seorang sekretaris dirut dituntut harus dapat bekerja cepat dan efisien, demi mengimbangi atasannya. Hal ini dikemukakan oleh Presdir XL Axiata Hasnul Suhaimi. “Saya tidak cukup dengan bantuan seorang sekretaris. Yang saya butuhkan adalah seorang personal assistant (aspri) sebagai office manager, yang mengatur seluruh administrasi kantor, komunikasi keluar dan ke dalam perusahaan, serta mengerjakan hal-hal yang menyangkut perjalanan bisnis saya. Saya dapat mendelegasikan banyak hal dan memercayainya untuk mengambil keputusan,” tutur Hasnul dalam jawaban tertulisnya kepada majalah HC.

            Laju teknologi dan gadget yang makin canggih akhirnya menuntut sekretaris bukan semata mengatur administrasi, komunikasi dan keperluan bisnis pimpinannya, tapi juga kemampuan bekerja dengan cepat dan efisien menggunakan teknologi tersebut. Namun, selain hard skill, Hasnul berpendapat, sekretaris dan personal assistant harus memiliki kecakapan penting lainnya. Apakah itu? “Memiliki integritas, kejujuran, dan loyalitas yang tinggi karena sifat pekerjaannya yang sangat berkaitan dengan kerahasiaan informasi perusahaan ataupun pribadi pimpinan di unit atau departemen yang bersangkutan,” ujar Hasnul seraya menambahkan, sekretaris harus mampu berdiplomasi dengan baik karena berhubungan dengan pihak lain. Di samping itu, sekretaris diharapkan memiliki ketahanan mental dalam menghadapi tekanan dan beban pekerjaan.

            Sejalan dengan berkembangnya social media network, ada beberapa perbedaan dari tugas pokok dan fungsi sekretaris serta skill yang dibutuhkan sebelum dan sesudah era media sosial. “Sekretaris dituntut lebih peka dan proaktif terhadap setiap informasi yang diperoleh dan diharapkan dapat memberi masukan atau feedback dari informasi tersebut,” katanya.

            Hasnul menjelaskan, sekretaris juga berfungsi sebagai agent of information dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. “Sekretaris memiliki kewajiban dan beban yang lebih berat sebagai brand ambassador dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan, seiring dengan semakin tidak adanya batas pertukaran informasi melalui media sosial. Dengan kompetensi social skill yang dimiliki seorang sekretaris, maka pandangan dan wawasan mereka pun dituntut jauh lebih luas dan berkembang,” tuturnya memaparkan.

            Di mata Hasnul, seorang sekretaris sejatinya terus belajar dan mengikuti perkembangan industri dan dunia di mana dia berada. “Manfaatkan media sosial dan senangi pekerjaan yang kita lakukan. Dengan menyenangi pekerjaan, kita akan berkeinginan untuk menjadi lebih baik dan lebih profesional,” ujarnya memberi saran.

            Sementara itu, Neneng Nurlaela, Head of Training Department Human Resources Division PT Bio Farma, mengungkapkan, perubahan peran sekretaris yang sangat signifikan terjadi pada era 1999. Neneng yang lama berkarier sebagai sekretaris di beberapa perusahaan menyebutkan sekretaris di era 1980-1999 adalah yesterday secretary. Di era itu, menurutnya, sekretaris bersifat menunggu instruksi atasan. Kompetensi yang dibutuhkan antara lain: bisa mengetik, menerima dikte, menerima telefon, dan mengarsip.

            Setelah tahun 1999, Neneng melihat adanya pergeseran pada tugas dan fungsi sekretaris. Ia menyebut era ini dengan istilah today secretary. Seiring perkembangan zaman, kompetensi yang dibutuhkan sekretaris pun meningkat, yakni meliputi: Professional Competency, Intrapersonal Competency, dan Interpersonal Competency. Tugasnya antara lain, mengelola informasi, berkomunikasi secara global, menjadi partner bisnis bagi atasannya, bekerja secara independen maupun tim, dan memiliki keahlian dalam mengoperasikan berbagai software. Perubahan peran sekretaris dapat dilihat pada Gambar 1.

Jenjang Karier Sekretaris

Berbicara tentang jenjang karier sekretaris, Ketua Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI Pusat), Yunia Arun mengatakan, sangat tergantung kepada struktur organisasi di masingmasing perusahaan. Pada umumnya, ia melanjutkan, jenjang karier sekretaris diawali dari junior secretary. Setelah itu, masuk ke level sekretaris dari grade 1-3 dan terakhir executive secretary dari grade 1-3. Penentuan grading biasanya melalui semacam review dan penilaian performa setiap tahun, dan setiap grading ada requirementnya. “Sangat mungkin tiap perusahaan berbeda dalam hal grading, karena ada juga yang tidak menggunakan jabatan atau title secretary,” tuturnya. Gambar 2 memperlihatkan jenjang karier sekretaris.

            Memang benar, karier sekretaris tergantung pada perusahaan di mana ia bekerja. Di PT Unilever Indonesia, misalnya, seperti disampaikan Josef, posisi tertinggi sekretaris adalah sekretaris chairman, kemudian sekretaris direksi, manajer senior, dan manajer. “Untuk tingkat manajer, ada sekretaris yang merangkap dua sampai tiga orang manajer,” ujarnya memaparkan.

            Profesi sekretaris, diakui Yuniar, tidak lepas dari pandangan umum yang menekankan kepada penampilan fisik. “Tidak dipungkiri orang akan senang melihat penampilan sekretaris yang cantik. Tapi kalau hanya cantik namun tidak punya skill dan knowledge yang baik, menurut saya itu bukan cantik. Tentu sangat ideal kalau dia cantik sekaligus smart dan terampil dalam bekerja,” ujarnya.

            Yuniar menyarankan, bagi para pemula yang ingin meniti karier sebagai sekretaris, yang harus disiapkan adalah, kemampuan bahasa Inggris yang baik. Sekretaris yang mampu berbahasa asing lainnya, seperti bahasa Mandarin, Jepang, atau Prancis, kini lebih disukai. “Minimal dua bahasa asing. Wah, ini ideal sekali!” ujarnya.

            Hal lain yang menurut Yuniar juga penting adalah, memiliki kreativitas yang tinggi. “Mungkin si bos hanya bilang satu, tapi tanpa disuruh sekretaris harus bisa memikirkan langkah kedua, ketiga dan seterusnya. Ia harus bisa menangkap ide besar si bos, dan berpikir cepat bagaimana mengeksekusinya. Sekretaris juga harus bisa berkoordinasi dengan divisi lain, entah bagian marketing atau public relations,” paparnya. ”Utamakan teamwork, dan lakukan cek dan ricek untuk memastikan segala sesuatunya sesuai rencana,” Yuniar menambahkan.

            Memang, keputusan akhir berada di tangan atasan. Namun demikian, seorang sekretaris harus mampu berperan sebagai partner, konsultan, serta memberi beberapa pilihan alternatif. “Banyak sekretaris yang hanya menerima saja, tapi tidak memberikan solusi,” ujarnya. Melihat seabrek tugas yang harus diembannya, Yuniar menyarankan, seorang sekretaris harus membekali dirinya dengan pengetahuan dan wawasan yang berhubungan dengan tugasnya sehari-hari. ”Rajin membaca buku dan hadir dalam seminar-seminar, dapat meningkatkan kompetensi dan cara berpikir,” tuturnya menasihati. Yuniar yakin, dua hal itu akan menjadi investasi yang bermanfaat untuk menghadapi pekerjaan sehari-hari.

            Untuk menjadi sekretaris profesional memang banyak yang harus dipelajari dan diterapkan. Agar bisa memenuhi syarat sebagai sekretaris profesional perlu banyak latihan, seperti mengelola agenda jadwal pimpinan, menangani kas kecil, mengoperasikan teknologi informasi, korespondensi, menangani surat-surat masuk dan keluar serta mengelola agenda kegiatan pimpinan.

            Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

            Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memiliki masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretaris terus diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun.

            Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pimpinan. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris Profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:

a.       Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

b.      Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

c.       Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

d.      Tahu Teknologi. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

e.       Tahu Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

f.       Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

g.      Mengenali Karakter Bos. Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

h.      Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

i.        Pandai Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

3.      Hubungan antara Kompetensi Seorang Sekretaris dengan Peran sekretaris Profesional di Masa Kini

            Frinch dan Crunkilton dalam Mulyasa (2004:38) berpendapat bahwa yang dimaksud dengan kompetensi adalah penguasaan terhadap suatu tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang diperlukan untuk menunjang keberhasilan. Hal itu menunjukan bahwa kompetensi mencakup tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang haruis dimiliki oleh seorang sekretaris.

            Sedangkan menurut  Biddle  dan  Thomas, peran  adalah  srangkaian rumusan yang membatasi perilaku-perilaku yang diharapkan dari pemegang kedudukan tertentu.

        Jelas ada hubungan antara kompetensi yang dimiliki sekretasis dengan peran seorang sekretaris. Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Peran sekretaris disini adalah melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan dalam rangka membantu tugas-tugas yang diemban oleh atasannya. Peranan seorang sekretaris selain itu juga sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

Jadi untuk melaksanakan peran sekretaris tersebut seorang sektretaris harus memiliki kompetensi-kompetensi yang cukup handal mengingat di masa sekarang ini dan di era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.